Office Manager

Office Manager/ka 

Miejsce pracy: Warszawa (praca stacjonarna) 

Raportuje do: Operations Director 

Zakres obowiązków 

Organizacja i zapewnienie efektywnego funkcjonowania biura 

• Odpowiedzialność za sprawne, profesjonalne działanie biura w dynamicznym i szybko zmieniającym się środowisku. 

• Zarządzanie codziennymi operacjami administracyjnymi, w tym obiegiem dokumentów, korespondencją, dostawami oraz współpracą z usługodawcami. 

• Nadzór nad przestrzenią biurową, w tym współpraca z administracją budynku, serwisami technicznymi i dostawcami usług. 

• Dbałość o wysoki standard środowiska pracy, komfort pracowników oraz pozytywne doświadczenia gości. 

Zarządzanie zespołem i współpraca wewnętrzna 

• Koordynacja pracy Office Assistant oraz zapewnienie efektywnego przepływu informacji w zespole. 

• Ścisła współpraca z działami Operacji, HR, Finance, Compliance, Sales, IT oraz zespołami globalnymi. 

• Współpraca z koordynatorami biur w innych lokalizacjach w Polsce. 

Zarządzanie flotą i współpraca z firmą zewnętrzną 

• Koordynacja komunikacji i współpracy z firmą zewnętrzną odpowiedzialną za obsługę floty samochodowej. 

• Monitorowanie umów, zgłoszeń, serwisów, odbiorów i zwrotów pojazdów. 

• Wsparcie pracowników w zakresie użytkowania samochodów służbowych oraz nadzór nad zgodnością procesów flotowych. 

Procesy administracyjne i operacyjne 

• Tworzenie, optymalizacja i wdrażanie procedur biurowych oraz administracyjnych. 

• Zarządzanie budżetem biura, kontrola kosztów oraz rozliczenia z dostawcami. 

• Organizacja wydarzeń firmowych oraz wsparcie działań operacyjnych. 

• Uczestnictwo w odprawach celnych. 

Kluczowe kompetencje 

• Zdolność do efektywnego działania w środowisku wymagającym elastyczności oraz umiejętności szybkiej adaptacji do zmieniających się priorytetów. 

• Doświadczenie na stanowisku Office Managera lub w roli o porównywalnym zakresie odpowiedzialności, najlepiej zdobyte w organizacji o wysokich standardach operacyjnych. 

• Wysoki poziom samodzielności, odpowiedzialności i organizacji pracy, w tym umiejętność skutecznego zarządzania wieloma równoległymi zadaniami. 

• Rozwinięte kompetencje interpersonalne, obejmujące budowanie profesjonalnych relacji, wspieranie współpracy zespołowej oraz dbałość o kulturę organizacyjną. 

• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację i współpracę w środowisku międzynarodowym (min. B2)