Kierownik Oddziału Sławków / Łódź

Kierownik oddziału

Jaki jest cel stanowiska?

Inspiruj i prowadź zespół w celu osiągnięcia wzrostu i zmiany:

Kierownik Oddziału jest kluczowym punktem odniesienia między klientem, zespołem a codziennymi operacjami w oddziale, gdzie biegnie Twoja linia raportowania do zespołu OPS. Skuteczne kierowanie zmianami i usprawnieniami w organizacji (Change Management)

Na tym stanowisku zapewniasz równowagę między możliwościami handlowymi a satysfakcją klienta (Klienci/Handel). Inspirowanie zarządzania i rozwoju Twoich ludzi poprzez rozmowy 1 na 1, plan rozwoju osobistego i spotkania zespołowe (Team/People). Automatyzacja ma zasadnicze znaczenie dla bardziej efektywnego wykorzystania naszych krajowych zdolności i zagwarantowania jakości. Ponadto będziesz odpowiedzialny za różne projekty zmian w Ops Excellence w celu ciągłego doskonalenia procesów, ich standaryzacji i przestrzegania naszej wewnętrznej polityki (Compliance). Kładąc odpowiedni nacisk w każdej z tych dziedzin, osiągasz zrównoważony wzrost, zadowolonych klientów i zmotywowany zespół.

Zadania i odpowiedzialność

• Przywództwo i coaching: zarządzanie zespołem operacyjnym, umożliwianie ich rozwoju i motywacji, ocena wydajności

• Planowanie strategiczne: Przełożenie celów biznesowych na efektywne i zorientowane na cel podejście w oddziałach i dla zespołu

• Zarządzanie zmianą: wdrażanie i kierowanie nowymi inicjatywami, systemami lub metodami pracy

• Digitalizacja: monitorowanie postępów digitalizacji w zakresie EDI, IDP i innych narzędzi

• Ops Excellence: Monitorowanie, doskonalenie i standaryzacja procesów, systemów i sposobów pracy w celu osiągnięcia maksymalnej wydajności i wysokiej jakości usług.

• Zarządzanie relacjami z klientami: budowanie, utrzymywanie i rozszerzanie kontaktów z klientami; identyfikowanie i wykorzystywanie możliwości handlowych. Monitorowanie wdrożenia nowych klientów.

• Zgodność: Zapewnienie zgodności z przepisami prawa i regulacjami (cła, bezpieczeństwo itp.) oraz wprowadzanie ulepszeń jakościowych

• Zarządzanie finansami: Monitorowanie kosztów i przychodów, takich jak roszczenia / rachunki przejściowe, nadgodziny, saldo urlopów i zafakturowane obroty

• Monitorowanie KPI: Analizowanie wydajności (np. Wydajność, produktywność, satysfakcja klienta, zespół, automatyzacja i jakość); Składanie sprawozdań kierownictwu.

• Zarządzanie interesariuszami: Koordynacja z podmiotami wewnętrznymi i zewnętrznymi, takimi jak klienci, inne oddziały/departamenty i agencje rządowe.

• Wzmocnij kulturę: Stwórz bezpieczne, otwarte i zorientowane na wyniki środowisko pracy, w którym współpraca jest najważniejsza.

• Rozwiązywanie problemów: Terminowa identyfikacja wąskich gardeł i eskalacji oraz podejmowanie proaktywnych działań.

• Raportowanie i komunikacja: Regularne informowanie kierownictwa operacyjnego o postępach, wskaźnikach KPI, szansach i zagrożeniach; jasne informacje zwrotne i informowanie zespołu i pracowników o postępach

Obszary wyników i KPI

Klienci i handel

• Satysfakcja klienta (NPS / CSAT/Customer Check-In): Mierzy poziom zadowolenia klientów z obsługi i kontaktu.

• Wzrost przychodów i marży: Wzrost przychodów i rentowności na klienta (segment) lub produkt/usługę, śledzenie rozwoju wolumenu

• Wskaźnik sprzedaży krzyżowej i dodatkowej: Liczba i wartość dodatkowych usług/produktów sprzedanych obecnym klientom.

• Uczestnictwo w cyklicznych QBR głównych klientów.

• Zwrócenie uwagi klienta na automatyzacje oraz uczynienie jej negocjowalną jako stały punkt

Zespół i ludzie

• Satysfakcja pracowników (eNPS / Engagement score): Jak bardzo zadowolony i zaangażowany jest zespół?

• Retencja i rotacja: liczba odchodzących pracowników i długość ich stażu; może również zawierać % przepływu wewnętrznego.

• Zarządzanie wydajnością: Osiągnięty procent celów i/lub wskaźników KPI zarówno poszczególnych osób, jak i (pod)zespołów.

• Rozwój i szkolenia: Liczba kursów szkoleniowych i widoczny wzrost w zakresie umiejętności i kompetencji dostosowanych do kursu organizacyjnego poprzez rozmowy kwalifikacyjne 1 na 1, plan rozwoju osobistego, ocenę okresową i końcową.

• Stwórz wsparcie: Zachęcaj do pozytywnej kultury skoncentrowanej na dokładności, odpowiedzialności i koncentracji na kliencie.

• Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: Monitorowanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych, salda urlopów i wstępnie wnioskowanych nadgodzin.

Zarządzanie zmianą

• Transformacja cyfrowa: wdrażanie zmian i monitorowanie rozwiązań cyfrowych dla obecnych i nowych klientów.

• Wskaźnik adopcji i wsparcia: Stopień, w jakim pracownicy akceptują nowe metody pracy i (nadal) z nimi współpracują; Dalsze zwiększanie wsparcia poprzez organizowanie spotkań zespołowych i/lub osobistych rozmów

• Satysfakcja interesariuszy: Oceny zaangażowanych zespołów, klientów i innych działów pod kątem osiągniętych wyników i współpracy.

• Sugestie dotyczące innowacji i ulepszeń: Liczba pomysłów i inicjatyw z branży, które prowadzą do rzeczywistych ulepszeń.

Doskonałość operacyjna

• Doskonałość operacyjna, standaryzacja i ciągłe doskonalenie: liczba usprawnień procesów, terminowe wdrożenia (projektowe) i mierzalny wzrost wydajności.

• Uzyskanie regularnej projekcji trendów i wolumenu, kluczowych dla prawidłowego zarządzania wydajnością (QBR)

• Zgodność z przepisami i regulacjami: Liczba (lub brak) naruszeń lub niezgodności podczas audytów i inspekcji. Zapewnienie zgodności z przepisami AEO

• Nadzór nad terminowym przestrzeganiem wewnętrznych i zewnętrznych audytów, pozwoleń i analiz ryzyka.

• Digitalizacja procesów ręcznych i pracochłonnych poprzez interfejsy i IDP lub wprowadzanie danych, aktywne zarządzanie powiązanymi celami i kluczowymi wskaźnikami efektywności.

• Produktywność i efektywność: aktywne zarządzanie liczbą deklaracji na dzień roboczy, przy jednoczesnym utrzymaniu jakości i zgodności z przepisami celnymi

• Prognoza i wydajność: przewidywanie zapotrzebowania i szans na zatrudnienie pracowników w danej lokalizacji

• Nadzór nad prawidłowym stosowaniem przepisów prawa i regulacji (takich jak przepisy celne, ustawa o warunkach pracy, RODO).

Profil kandydata

Poziom wykształcenia

• Wykształcenie licencjackie, preferencyjnie w logistyce, administracji biznesowej, handlu (międzynarodowym) lub zarządzaniu łańcuchem dostaw.

Udokumentowane doświadczenie:

• Co najmniej 3-5 lat doświadczenia na stanowisku kierowniczym z ostateczną odpowiedzialnością za kierowanie zespołem w logistyce, cłach lub łańcuchu dostaw.

• Doświadczenie w transformacjach (organizacyjnych) i skutecznym wdrażaniu zmian, z widocznymi wynikami.

• Znajomość przepisów celnych, przepisów i wymogów zgodności jest dodatkowym atutem.

• Umiejętności analityczne: monitorowanie budżetów, określanie i monitorowanie KPI i celów.

Umiejętności przywódcze i coachingowe:

• Dobre umiejętności komunikacyjne łączące różne gałęzie biznesu (zespół, kierownictwo, klienci).

• Umiejętność motywowania, rozwoju i zarządzania pracownikami w celu tworzenia wsparcia dla zmian

Zdolności handlowe i relacyjne:

• Zorientowany na klienta i obsługę; umiejętność identyfikacji i wykorzystania możliwości handlowych

• Doświadczenie w zarządzaniu relacjami, networkingu i budowaniu relacji z klientami lub partnerami.

Zarządzanie zmianą:

• Umiejętnie tworzy wsparcie, radzi sobie z oporem i zapewnia ciągłe doskonalenie.

• Umiejętność analizy procesów i wdrażania usprawnień w zakresie jakości i efektywności (Operational Excellence).

Języki:

• Doskonała znajomość języka polskiego i dobra znajomość języka angielskiego w słowie i piśmie.